Voordat er een soepevenement plaatsvindt, is er uiteraard de nodige voorbereiding. Binnen het kernteam worden de afspraken besproken en het draaiboek nagelopen: sponsoren worden benaderd, posters moeten worden gemaakt, berichten op sociale media en in De Kaap, vrijwilligers worden uitgenodigd etc.

Op de dag zelf worden de spullen uit de opslag gehaald, dus het soepkot, de soepkommen met lepels, de warmhoudpannen, banieren en banner, schorten, theedoeken en soeplepels. Alles wordt klaargezet. 

De soepsponsor komt de soep brengen en de vrijwilligers snijden of smeren het brood. De vrijwilligers krijgen van tevoren een korte briefing en er is een rooster, zodat iedereen weet wat hem/haar te doen staat. 

Als het evenement afgelopen is en er is nog wat soep over, dan wordt dat naar De Schermerij en/of ander woonzorgcentrum in Leersum gebracht. Ondertussen zijn vrijwilligers bezig met de afwas van de soepkommen en lepels en wordt het soepkot afgebroken. Er is dan met alle vrijwilligers nog een nazit met een hapje en een drankje. Daarna gaat alles weer (schoon) naar de opslag voor een volgende keer!